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BESONDERE ORTE Umweltforum Berlin GmbH

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Berlin
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EMAS für die BESONDEREN ORTE: Nachhaltigkeit als Unternehmensphilosophie

Die BESONDERE ORTE Umweltforum Berlin GmbH besteht seit dem Jahr 2000. Das Kerngeschäft der GmbH ist die Vermietung von derzeit drei Eventlocations (vier ab 2013) in Berlin.
Dem Unternehmen mit kirchlichen Gesellschaftern wurde das Thema Nachhaltigkeit bereits bei seiner Gründung in die Wiege gelegt. Schon im Gesellschaftgervertrag von 2000 ist festgehalten:

„Leitbilder der BESONDERE ORTE Umweltforum Berlin GmbH sind die Bewahrung der Schöpfung, die Erhaltung der natürlichen Lebensgrundlagen und eine an Nachhaltigkeit orientierte Unternehmensstrategie.“

Ausgehend davon und ausgestattet mit einer Location, die über innovative Umwelttechnik verfügte, wurden in der ersten Stunde weitere nachhaltige Entscheidungen getroffen, wie das ausschließliche Angebot von Bio-Säften und fair gehandeltem Kaffee, 100% Ökostrom, 100% Recyclingpapier - um einige Beispiele zu nennen. Und dies zu einer Zeit als das Thema "Green Meeting" noch nicht exisitierte. Der grundsätzliche Ansatz des Unternehmens...
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Die BESONDERE ORTE Umweltforum Berlin GmbH besteht seit dem Jahr 2000. Das Kerngeschäft der GmbH ist die Vermietung von derzeit drei Eventlocations (vier ab 2013) in Berlin.
Dem Unternehmen mit kirchlichen Gesellschaftern wurde das Thema Nachhaltigkeit bereits bei seiner Gründung in die Wiege gelegt. Schon im Gesellschaftgervertrag von 2000 ist festgehalten:

„Leitbilder der BESONDERE ORTE Umweltforum Berlin GmbH sind die Bewahrung der Schöpfung, die Erhaltung der natürlichen Lebensgrundlagen und eine an Nachhaltigkeit orientierte Unternehmensstrategie.“

Ausgehend davon und ausgestattet mit einer Location, die über innovative Umwelttechnik verfügte, wurden in der ersten Stunde weitere nachhaltige Entscheidungen getroffen, wie das ausschließliche Angebot von Bio-Säften und fair gehandeltem Kaffee, 100% Ökostrom, 100% Recyclingpapier - um einige Beispiele zu nennen. Und dies zu einer Zeit als das Thema "Green Meeting" noch nicht exisitierte. Der grundsätzliche Ansatz des Unternehmens war es immer, die nachhaltigere Variante, z.B. einen fair gehandelten Kaffee aus ökologischem Anbau, zum Standard zu machen. Und - wie in diesem Beispiel - die konventionelle Variante gar nicht mehr anzubieten.

Gegründet wurde das Unternehmen ursprünglich, um das Umweltform Auferstehungskirche – Berlins erste ökologisch ausgerichtete Veranstaltungslocation – zu betreiben. Die erfolgreiche Vermarktung des Umweltforums führte schnell zu einer Expansion: In den Jahren 2004 und 2006 erfolgte die Anmietung von Veranstaltungsflächen in der benachbarten Neuen Mälzerei sowie der Umbau und die Inbetriebnahme der Kreuzberger Jerusalemkirche. Für die Jerusalemkirche und für das Umweltforum erbringt die GmbH das Gebäudemanagement. Ein viertes - ebenfalls kirchliches - Haus wird 2013 in Betrieb genommen. Der Unternehmenszweck hat sich durch das Wachstum verändert: Stand anfangs das Betreiben eines Standortes im Fokus, geht es nunmehr um den Erhalt kirchlicher Gebäude - und die Erwirtschaftung der dazu nötigen finanziellen Mittel - auf einer größeren Skala. Dieser neue Schwerpunkt ist an sich Ausdruck von Nachhaltigkeit: Bestandsgebäude werden mit neuem Leben gefüllt und deren Unterhaltung langfristig abgesichert.

Neben den Veranstaltungsräumen in den Locations werden Veranstaltungstechnik und -ausstattung vermietet sowie Fachpersonal zur Durchführung von Veranstaltungen zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus erbringt das Unternehmen veranstaltungsrelevante Dienstleistungen:
Catering, Vermittlung von Hotelzimmern, Dekoration, 3D-Visualisierung, Messeplanung, Ausstellungsorganisation, Checkin,
Rahmenprogramm, Anmeldungsmanagement.

Im Jahr 2012 hat die GmbH 14 Mitarbeiter/innen und 8 Auszubildende. 2012 haben 216 Veranstaltungen stattgefunden mit insgesamt 24.787 Teilnehmenden.

Projektbeschreibung

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Projektbeschreibung inkl. Zielsetzung
Die BESONDERE ORTE Umweltforum Berlin GmbH hat sich für die Einführung eines professionellen betrieblichen Umweltmanagementsystems entschieden.

„Alle wesentlichen Prozesse in unserem Unternehmen orientieren sich an dem Kriterium der Nachhaltigkeit. Diesem Ziel fühlen sich Geschäftsführung und Mitarbeiter gleichermaßen verpflichtet. Wir nehmen unter den umweltorientierten Veranstaltungszentren eine Vorreiterrolle ein und setzen neue Maßstäbe. Bei unserem persönlichen Handeln, der Bewirtschaftung der Gebäude und der Erbringung von Dienstleistungen achten wir auf ein Höchstmaß an Umweltverträglichkeit und Effizienz.“ (Auszug aus dem Leitbild)

Seit Gründung des Unternehmens im Jahr 2000 haben die BESONDEREN ORTE kontinuierlich Schritte in Richtung nachhaltige Unternehmensausrichtung unternommen.
Beispiele grüner Meilensteine auf dem Weg zur Nachhaltigkeit:
> 2005 Ökoprofitbetrieb: Ein erstes Umweltprogramm wurde durchgeführt
> 2006 Auszeichnung als ausbildungsfreundlicher Betrieb
> 2008 Klimafreundliche Unternehmensverwaltung
> 2009 Klimafreundliche Veranstaltungen
> 2010 Teilnahme "Sustainabel Business Travel"
> 2010 Preisträger als fahrradfreundlicher Arbeitgeber
> 2011 Teilnahme "Bee Berlin": Bienenstöcke auf dem Dach

Mit der Implementierung von EMAS, stellen wir sicher, dass Umweltschutzaspekte noch stärker und systematischer als bisher in unserer Arbeit verankert sind. Die gesetzlichen Umweltanforderungen halten wir ein und verpflichten uns darüber hinaus, unsere Umweltleistungen kontinuierlich zu verbessern und negative Umweltauswirkungen auf ein Mindestmaß zu reduzieren.
Dabei werden wir uns auf die folgenden Bereiche konzentrieren:
> Energie: Wir reduzieren unseren Verbrauch weiter.
> Abfälle: Wir vermeiden Abfall soweit wie möglich, unvermeidbare Reststoffe werden wiederverwertet oder möglichst umweltschonend entsorgt.
> Beschaffung: Unsere Beschaffung soll nachhaltig werden. Wir verwenden weitestgehend Produkte, die umweltverträglich hergestellt wurden.
> Dienstleister: Unsere Wertschöpfungskette soll nachhaltig werden, dazu arbeiten wir mit Partnern zusammen, die sich ebenfalls dem Leitbild der Nachhaltigkeit verpflichtet fühlen.
> Dienstleistungen und Produkte: Wir entwickeln Dienstleistungen und Produkte für nachhaltige Veranstaltungen.
> Locations: Unsere eigenen Locations sind Vorbild für ökologische Veranstaltungsorte. Neue Locations, die wir in unser Portfolio aufnehmen, werden ebenfalls zu grünen Locations umgebaut.
> Mitarbeiter/innen: Unser Umweltmanagement lebt durch die Menschen in
unserem Unternehmen. Diese werden an allen Prozessen intensiv beteiligt.
> Kunden und Gäste: Wir kommunizieren unsere nachhaltigen Grundsätze.

Innovationsgrad

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Innovationsgrad & Originalität
Die BESONDEREN ORTE sind deutschlandweit die ersten Eventlocations, die das EMAS-Zertifikat bekommen haben und damit über ein geprüftes Umweltmanagementsystem verfügen.
Wir haben aus eigener Kraft und Überzeugung in einer Branche, in der Nachhaltigkeit bis vor wenigen Jahren fast überhaupt kein Thema war:
> Unser integriertes, ökologisches Gesamtkonzept auf alle Unternehmensbereiche übertragen und auf den gesamten Lebenszyklus einer Veranstaltung ausgeweitet
> Nachhaltige Dienstleistungen zum Standard für alle Kunden gemacht und dadurch verbreitet
> Pionierarbeit für nachhaltige Veranstaltungen mit Augenmaß geleistet und alltagstaugliche Maßnahmen erprobt
> Dutzende ökologische, ökonomische und soziale Einzelmaßnahmen umgesetzt oder geplant
> Die Mitarbeiter/innen an dem Prozess beteiligt und weiter sensibilisiert
> Mit unseren Leitlininien zur nachhaltigen Beschaffung die Grundlage für eine nachhaltige Wertschöpfungskette gelegt
> Mit unserem CRS-Fragebogen begonnen, Lieferanten nach ihrem Nachhaltigkeitsverhalten zu befragen, um wichtige Anstöße für deren Entwicklung im Sinne der Nachhaltigkeit leisten
> Uns im Rahmen einer Initiative von VisitBerlin an der Erarbeitung eines ambitionierten Kriteriensets für Berlin Green Meetings beteiligt
Damit sind wir Pioniere für nachhaltige Veranstaltungen oder - wie es ein Branchenvertreter auf dem Festakt zur EMAS-Urkundenverleihung formulierte: "Es ist gut, ein Flagschiff in Sachen Nachhaltigkeit in der Stadt zu haben."

Realisierbarkeit

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Realisierbarkeit & Übertragbarkeit
Mit der erfolgreichen Validierung nach EMAS im November 2012 haben die BESONDEREN ORTE einen weiteren Meilenstein in Sachen Nachhaltigkeit erreicht.
Der Prozess hat im Unternehmen zwei Jahre in Anspruch genommen. Im Laufe dieser Zeit haben wir Handlungsfelder analysiert, Ziele gesteckt, Maßnahmen geplant und durchgeführt. Wir leben im Unternehmen eine Do-it-yourself-Mentalität. Das gilt auch für das Projekt EMAS: Jede Arbeitsanweisung, jeder Prozessablauf, das Managementhandbuch und die Umwelterklärung sind echte "Handarbeit".
Sicher könnte sich (fast) jedes Unternehmen in der Meetingindustrie einem ähnlichen Prozess unterziehen. Wichtig ist, dass das Instrument - in diesem Fall die Zertifizierung - zum Unternehmen passt. Die Einführung eines Umweltmanagementsystems setzt eine gewisse "Reife" in der Auseinandersetzung mit den Themen Umwelt und Nachhaltigkeit voraus. Für die BESONDEREN ORTE war es der nächste logische Schritt, nachdem wir bereits im Jahr 2005 Ökoprofitbetrieb waren und viele Einzelmaßnahmen durchgeführt hatten. Für andere Unternehmen könnte die Entwicklung eines Leitbildes oder die Bearbeitung von Teilaspekten wie energetischen Maßnahmen Vorrang haben, bevor man den Schritt einer Zertifizierung geht.
Die meisten der ergriffenen Einzelmaßnahmen - vom Öko-Teelicht über Stand-by-Lichtabschaltung beim Aufzug bis hin zur Mitarbeitermotivation zur Anreise mit dem Fahrrad sind auf viele Unternehmen der Branche übertragbar und für diese realisierbar.

Relevanz

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Sinnhaftigkeit & Relevanz
"Die EMAS-Zertifizierung ist ein unentbehrlicher Baustein für das Nachhaltigkeitsmanagement in Unternehmen" (Marlehn Thieme, Laudatorin).

Bei der Durchführung einer Veranstaltung wird Wasser und Energie verbraucht, es entstehen Abfälle und CO2-Emissionen. Unser Ziel ist ein möglichst hoher Anteil an möglichst umweltverträglichen Veranstaltungen.
Mit der Einführung eines Umweltmanagementsystems haben wir Umweltschutz/ Nachhaltigkeit langfristig und systematisch im Unternehmen verankert und kommen damit diesem gesteckten Ziel immer näher!

Nachhaltigkeit verstehen wir dabei als Dreiklang aus ökonomischem Erfolg, ökologischem Wirtschaften in allen Unternehmensbereichen und sozialer Verantwortung gegenüber unseren Mitarbeitern und unserem Umfeld. Nur so kann unsere Nachhaltigkeitsstrategie langfristig erfolgreich sein, nur so macht sie Sinn:
> glaubwürdig durch eine überzeugte, beispielgebende Geschäftsführung
> authentisch durch Einbeziehung der Mitarbeiter
> pragmatisch durch eigene Erfahrungen, was umsetzbar ist
> ökonomisch tragfähig in der Investition und dennoch ambitioniert im Output

Wir halten unser EMAS-Projekt und unsere Nachhaltigkeitsstrategie für sehr relevant für die Location-Branche, die in Sachen Nachhaltigkeit eher Nachholbedarf hat. Ein anwendbares Instrumentarium wurde für Locations erprobt, viele Einzelmaßnahmen sind beispielgebend.

Kosten

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Kosten & Nutzen
Das Projekt EMAS wurde unternehmensintern und zu fast 100% mit eigenen personellen Ressourcen des Unternehmens realisiert. Die Reccourcen im Einzelnen waren:
> die Prokuristin/Umweltbeauftragte, die gleichzeitig die Projektleitung EMAS verantwortete
> der Leiter Facility/ Beauftragter für Arbeitssicherheit
> der technische Leiter und
> der Geschäftsführer

Es wurde bewusst die Entscheidung getroffen, das Projekt EMAS nicht von einer externen Beratungsfirma durchführen zu lassen. Externe Kosten fielen für das Audit und die Registrierung bei der IHK an, sowie für die grafische Umsetzung der Umwelterklärung. Hinzu kamen die Kosten für einen Festakt anlässlicher der Urkundenverleihung. Eine kostengünstigere Implementierung eines Umweltmanagementsystems ist kaum möglich. Allerdings hat das Zurückgreifen auf interne Ressourcen, die Dauer des Prozesses verlängert.

Durch eine konsequente, glaubwürdige Nachhaltigkeitsstrategie sehen wir Wettbewerbsvorteile.

Der Nutzen von EMAS für die BESONDEREN ORTE besteht darin, dass wir mit vielen der Einzelmaßnahmen Kosteneinsparungen erzielen. Wir haben unsere betrieblichen Prozesse weiter optimiert. Neue Arbeitsmittel wie Arbeitsanweisungen, bringen Klarheit und Struktur. Das Managementhandbuch ist für alle Mitarbeiter/innen zugänglich und klärt über Rechte und Pflichten auf. Die Umwelterklärung sorgt intern und extern für Transparenz über unsere Ziele. Wozu wir uns darin verpfllichtet haben - daran kann man uns in Zukunft messen.

Evaluation

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Evaluation & Dokumentation
Für die Messung unserer Nachhaltigkeitsleistung erheben wir regelmäßig Kennzahlen der folgenden Aspekte und werten diese aus:
> Nachhaltige Produkte und Dienstleistungen
> Stromverbrauch
> Energie zur Wärmegewinnung
> Abfalltrennung und -vermeidung
> Anreise und Dienstfahrten
> Nachhaltige Beschaffung und nachhaltige Wertschöpfungskette
> Kosten in den o.g. Bereichen

Unsere Umweltleistung wird u.a. in der jährlichen Umwelterklärung dokumentiert. Kennzahlen, Details und Ziele entnehmen Sie bitte dieser.

An dieser Stelle seien exemplarisch einige Beispiele geannt:
>CO2-Einsparung
- PV-Anlage Jerusalemkirche: jährlich 7t
- PV-Anlage Umweltforum: jährlich 11t
- BHKWs anstelle einer Ölheizung Jerusalemkirche: jährlich 17t
- BHKW Umweltfourm: jährlich 5t
- Ökostrom in allen Locations: jährlich 75t

>verkaufte Veranstaltungstickets: 105 (2011) -> 149 (Sept. 2012), Ziel: 50% Steigerung in 2013

> Anteil Bio-Kaffeepausen an allen Kaffeepausen: 12,3% (2011) -> 14,1% (Sept. 2012), Ziel: Steigerung des Anteils von Bio-Kaffeepausen
auf 50% in 2013

> 81% Radverkehr- und ÖPNV-Anteil unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

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Green Award, Nachhaltiges/r Unternehmen / Verband